Kendall Gómez Trujillo, Archivista
Desde los albores de la civilización, el documento ha sido el emblema tangible de la memoria colectiva, una extensión del pensamiento humano que trasciende la fragilidad de la existencia individual. La confianza depositada en el documento no es meramente un acto de fe, sino una construcción filosófica que se ha erigido sobre los cimientos de la razón, la verdad y la necesidad de perpetuar el conocimiento. Desde una perspectiva metafísica, el documento se presenta como un puente entre el mundo material y el reino de las ideas, donde lo efímero se convierte en perdurable, y lo abstracto toma forma concreta.
El documento, en su esencia, es un testimonio de la voluntad humana de registrar y conservar la realidad. En cada trazo de tinta, en cada signo grabado sobre el papel o esculpido en piedra, se revela el deseo de capturar lo inasible: el tiempo, la verdad, la memoria. Filosóficamente, este acto de documentación puede ser entendido como un ejercicio de inmortalidad, donde el ser finito aspira a trascender su limitación temporal, legando su pensamiento, sus decisiones y su cultura a generaciones futuras. En este sentido, el documento no es solo un objeto físico, sino un artefacto metafísico, que encarna la esencia misma de la humanidad.
La relación entre el Estado, la democracia y el acceso a la información es intrínsecamente estrecha, formando un triángulo esencial para la existencia y el fortalecimiento de las sociedades modernas. En un Estado democrático, la transparencia y el acceso a la información no son meros derechos, sino los pilares que sostienen la legitimidad del poder y la confianza ciudadana. La democracia se fundamenta en la participación informada, donde los ciudadanos, como agentes activos, tienen el poder de tomar decisiones conscientes y fundamentadas sobre el gobierno y sus acciones. Este acceso a la información permite a la ciudadanía fiscalizar y evaluar el actuar del Estado, garantizando que el poder no se ejerza de manera arbitraria, sino bajo el escrutinio público. Sin un flujo de información libre y accesible, la democracia pierde su esencia, degenerando en un sistema opaco donde la desconfianza y la corrupción pueden proliferar. Así, el acceso a la información no es solo una herramienta funcional, sino una manifestación del contrato social entre el Estado y sus ciudadanos, donde la rendición de cuentas y la transparencia son indispensables para la vida democrática y la vigencia del Estado de derecho.
En la era digital, hemos llegado a depositar una confianza casi ciega en la dualidad de los 1 y 0, los códigos binarios que sustentan la infraestructura de la información moderna. Este sistema, que parece abstracto y distante, se ha convertido en la columna vertebral de la sociedad contemporánea, soportando desde la comunicación hasta la economía, y desde los servicios públicos hasta la gobernanza. Sin embargo, la digitalización, impulsada en gran medida por los políticos, ha avanzado a una velocidad vertiginosa, a menudo sin que quienes promueven estas transformaciones comprendan plenamente su complejidad. Los políticos, en su afán de modernizar y eficientar el aparato estatal, han adoptado la digitalización como un estandarte de progreso, pero frecuentemente lo hacen sin un conocimiento profundo de los riesgos, vulnerabilidades y desafíos que implica la gestión de datos y la ciberseguridad.
Sin embargo, cuando la clasificación, ordenación, descripción, valoración y custodia de documentos físicos es deficiente, como se ha observado en casos alarmantes de desaparición y edición de documentos en el PANI, diversas Municipalidades y el Poder Judicial, esa ineficiencia no desaparece al digitalizarse; simplemente se traslada al ámbito digital, multiplicando sus riesgos y consecuencias.
Adicionalmente, existe una creciente confianza ciega en la firma digital certificada, asumida erróneamente como una garantía total de seguridad. No obstante, esta tecnología solo autentica la firma de un documento, mientras que la autenticidad, integridad y fiabilidad del objeto digital en sí dependen de un contexto más amplio y de metadatos que definen su origen, historia y propósito. Sin una gestión rigurosa de estos elementos, cualquier documento digital corre el riesgo de perder su valor probatorio y su utilidad a largo plazo.
Pese a estas complejidades, muchos políticos promueven con entusiasmo la utilización masiva de firmas digitales certificadas o la aceptación de otros métodos, como los biométricos, sin considerar adecuadamente cómo se garantizará su conservación a largo plazo frente a desafíos inevitables como la obsolescencia tecnológica o los daños humanos. Un caso ilustrativo y trágico es el de un hospital donde se perdió toda la información delicada para el tratamiento de niños con cáncer, exponiendo las vulnerabilidades de un sistema mal gestionado.
Para edificar un Estado Digital auténtico y perdurable, es fundamental que sus cimientos sean resguardados desde sus orígenes, estableciendo principios firmemente anclados en una nueva carta magna que responda a las exigencias del entorno digital contemporáneo. Esto requiere la implementación de sistemas de gestión de documentos que cumplan con los más altos estándares internacionales, como las normas ISO, y la adopción de Archivos Digitales estructurados bajo el Modelo OAIS (Open Archival Information System), garantizando así la preservación y accesibilidad de la información a lo largo del tiempo. Es imperativo fortalecer un Archivo Nacional con solidez y autoridad necesarias para fiscalizar eficazmente la gestión documental en el sector público. Los lineamientos emanados de este Archivo Nacional deben ser de carácter vinculante y aplicables en los tres poderes de la República, sustentados en criterios técnicos independientes de cualquier influencia política. El Estado podrá asegurar la integridad y fiabilidad de sus procesos digitales mediante un enfoque integral, normativamente robusto y supervisado por una entidad competente y especializada, garantizando que la transición hacia lo digital sea eficiente y confiable y sostenible en el tiempo.
